Adressaufkleber und Etiketten können online gestaltet und gedruckt werden. Sie sind für Briefe und Postkarten zwar weniger persönlich als handgeschriebene Adressen, doch sind sie gut zu lesen. Das ist auch wichtig, wenn sie für Pakete und Päckchen verwendet werden. Versanddienste wie DHL oder Hermes bieten die Möglichkeit der Online-Frankierung. Wenn die Pakete und Päckchen online am PC frankiert werden, erfolgt auch die Erstellung der Adressaufkleber. Vorlagen für Etiketten für Briefe oder Pakete können auch mit Word erstellt werden. Dafür sind kostenlose Vorlagen verfügbar.
Bedeutung maschinenlesbarer Etiketten für den Versand
Briefe und Postkarten erreichen den Empfänger auch, wenn die Adresse handgeschrieben ist. Voraussetzung ist, dass sie leserlich ist. Briefe werden in Deutschland immer seltener verschickt, doch das Paketaufkommen steigt von Jahr zu Jahr. Das liegt daran, dass immer mehr Menschen in Onlineshops bestellen oder gebrauchte Dinge über Online-Marktplätze verkaufen. Bei den Paketen kommt es darauf an, dass die Adresse gut lesbar ist. In den Verteilzentren der Versanddienste werden die Pakete und Päckchen maschinell bearbeitet. Wichtig ist dafür eine leserliche Adresse.
Die Deutsche Post fordert, dass Adressen maschinenlesbar gestaltet werden. Mit den Vorlagen von DHL, dem Paketdienst der Deutschen Post, können Adressaufkleber maschinenlesbar erstellt und gedruckt werden. Vorlagen können als PDF-Datei heruntergeladen werden. Bei der Online-Frankierung werden gleichzeitig Aufkleber mit der Adresse des Empfängers und des Absenders erstellt.
Vorlagen für Etiketten nutzen
Um Etiketten online zu gestalten und zu drucken, können verschiedene Programme genutzt werden. Die bekannten Hersteller von Etiketten, darunter Avery Zweckform oder Herma, stellen kostenlose Vorlagen zum Druck von Etiketten bereit. Dabei können verschiedene Designs für die Gestaltung gewählt werden. Sie bieten auch die passenden Etiketten für den Druck an, die selbstklebend sind und auf Briefe, Päckchen oder Pakete geklebt werden können. Solche Etiketten eignen sich auch für Versandtaschen, Großbriefkartons oder Maxibriefkartons.
Einige Hersteller bieten spezielle Etikettendrucker und Thermoetiketten an, mit denen der Etikettendruck schnell und unkompliziert erfolgen kann. Solche Etikettendrucker sind insbesondere für Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an Briefen, Broschüren und Paketen geeignet. Vorlagen stehen für Word und Google Docs bereit. Um die geeignete Vorlage für die Etiketten zu finden, muss die Artikelnummer der Versandetiketten in das Suchfeld eingegeben werden.
Vorlagen für Etiketten in Word
Wer Etiketten mit Word erstellen möchte, findet die passenden Vorlagen von verschiedenen Herstellern wie 3M, Herlitz oder Avery. In der Menüleiste von Word wird zunächst auf „Sendungen“ und dann auf „Etiketten“ geklickt. Das Fenster „Umschläge und Etiketten“ öffnet sich. Nach einem Klick auf „Optionen“ öffnet sich das Fenster „Etiketten einrichten“. Der Produzent der Etiketten kann unter „Etikettenhersteller“ ausgewählt werden. Eine Übersicht über vorinstallierte Etiketten erscheint. Dabei kann zwischen Adressetiketten und Ordneretiketten gewählt werden. Die gewünschte Vorlage wird angeklickt und mit „OK“ bestätigt. Eine Vorlage für Word wird mit einem Klick auf „Neues Dokument“ erstellt. Die Etiketten können jetzt nach Wunsch bearbeitet werden.
Etiketten erstellen mit Druckvorlage
Ist unter Word keine passende Vorlage für die Etiketten verfügbar, kann eine Word-Druckvorlage genutzt werden. Dafür sind die folgenden Schritte erforderlich:
· in der Menüleiste bei Word auf „Sendungen“ klicken
· auf das Feld „Etiketten“ klicken
· im sich öffnenden Fenster auf „Optionen“ klicken
· im Fenster „Etiketten einrichten“ auf „Neues Etikett“ klicken
· Maße für das Etikett auswählen
· mit „OK“ bestätigen
· erneut auf „OK“ klicken
· im nächsten Fenster den erforderlichen Text eingeben, der im Etikett erscheinen soll
Der erstellte Text kann zu einem späteren Zeitpunkt verändert werden. Ein neues, leeres Word-Dokument öffnet sich mit einem Klick auf „Neues Dokument“. Es enthält die korrekten Maße und Begrenzungen für die Aufkleber, damit das Etikett gedruckt werden kann.
Adresslisten für Etiketten erstellen
Werden immer wieder Briefe, Broschüren oder Pakete an dieselben Empfänger verschickt und ist die Zahl der Empfänger groß, ist es sinnvoll, Adresslisten für Etiketten zu erstellen. Die Adressen müssen dann nicht immer wieder neu geschrieben werden. Mit den Adresslisten können mehrere Etiketten auf einmal gedruckt werden.
Solche Adresslisten können mit Excel erstellt werden. Wer Kundenbankdateien nutzt, kann zumeist die Adressen in Exceldokumente exportieren und muss sie nicht erst neu in eine Excel-Liste eintragen. Die Adressen müssen in Excel mit verständlichen Attributen hinterlegt werden. Damit die Sendungen tatsächlich innerhalb kurzer Zeit beim Empfänger ankommen, ist es wichtig, dass die Adressen fehlerfrei sind. Die Schreibweise muss korrekt sein.
In Word steht ein Seriendruck-Assistent zur Verfügung. Die Adressen aus der Excel-Liste können mit diesem Assistenten auf die Etiketten übertragen werden. Vor dem Druck kann jedes einzelne Etikett auf die korrekte Schreibweise überprüft werden. Eine Korrektur ist dann noch möglich.
Paketaufkleber mit DHL drucken
Wer ein Paket oder Päckchen mit DHL verschicken möchte, kann über die Webseite von DHL Pakete frankieren und Paketaufkleber drucken. Diese Paketaufkleber werden auf die breiteste Seite des Kartons geklebt. Auch das Porto für die Pakete und Päckchen kann online bezahlt werden.
Bei der Online-Frankierung kann nicht nur das Porto für den Standardversand bezahlt werden. Verschiedene Zusatzleistungen, die gegen Aufpreis erhältlich sind, können gewählt werden:
· Transportversicherung, die über die bereits im Preis für das Paket enthaltene Versicherung von 500 Euro hinausgeht
· Rollenzuschlag für rollenförmige Sendungen
· Sperrgutzuschlag, wenn die Sendung nicht quaderförmig ist oder die Höchstmaße für Pakete überschritten werden
· Nachnahme
· Alterssichtprüfung
Auch die Abholung durch einen Fahrer von DHL beim Absender kann online gebucht werden.
DHL stellt ein Adressbuch bereit. Dort können die Adressen, die häufig genutzt werden, hinterlegt werden. Das ist für die Adresse des Empfängers ebenso möglich wie bei der Absenderadresse. Wurde die Sendung online frankiert und der Adressaufkleber erstellt, bekommt der Kunde eine E-Mail zur Bestätigung mit einer PDF-Datei als Anhang. Diese PDF-Datei ist der Adressaufkleber und kann ausgedruckt werden.
Nicht nur über die Webseite von DHL können Adressaufkleber erstellt werden. Das ist auch mit dem mobilen Gerät über die App von DHL möglich. Direkt über das Smartphone können die Adressen über die DHL-App verwaltet werden.
Ähnlich wie bei DHL können Adressetiketten bei Hermes erstellt werden.
Adressetiketten ohne Drucker erstellen
Wer keinen Drucker hat und ein Päckchen oder Paket mit DHL verschicken möchte, kann trotzdem die Frankierung online vornehmen und Adressetiketten erstellen. Das ist am PC ebenso möglich wie mit dem Smartphone. Der Absender erhält einen QR-Code auf sein Smartphone, muss das Paket in einer Postfiliale abgeben und dort den QR-Code vorzeigen. Der Angestellte druckt dann das Adressetikett aus.