Briefumschläge sind auch im digitalen Zeitalter, wo die Korrespondenz häufig auf elektronischem Weg erfolgt, unverzichtbar. Verschiedene Dokumente, aber auch kleinere Artikel werden als Briefe verschickt. Abhängig von der Größe der Dokumente werden unterschiedliche Briefumschläge verwendet. Verschiedene Dokumente dürfen nicht geknickt werden und erfordern daher einen großen Briefumschlag. Abhängig von der Größe der Briefumschläge und vom Gewicht des Briefs berechnet sich das Porto bei der Deutschen Post und bei verschiedenen alternativen Briefdiensten.
DIN-Formate für Briefumschläge
DIN-Papierformate sind in der DIN 476 festgelegt. DIN A4 ist das Ausgangsformat für Büropapiere, Geschäftsbriefe, Rechnungen und Lieferscheine. Die Papierformate nach DIN sind die Grundlage für die Standard-Briefumschlag-Größen. Die Größen von Briefumschlägen sind in der DIN 678 und der ISO 269 definiert. Die Norm schränkt die Auswahl an möglichen Formaten ein und vereinfacht den mit dem Briefverkehr verbundenen Aufwand an Logistik, Sortierung und Verteilung.
Briefumschläge sind in den Formatreihen DIN B und DIN C verfügbar. Darüber hinaus gibt es auch noch Sonderformate, darunter Umschläge in Übergrößen und quadratische Briefumschläge.
Wichtig: Bei der Deutschen Post müssen Standardbrief und Kompaktbrief immer rechteckig sein. Briefe mit quadratischen Umschlägen können abhängig vom Gewicht nur als Großbrief oder Maxibrief verschickt werden.
Standard-Format für Briefumschläge
Am häufigsten werden die Formate der Reihe DIN C für Briefumschläge genutzt. In einigen dieser Formate gibt es auch Versandtaschen, die aus Papier, Vollpappe oder Wellpappe bestehen. Auch Luftpolstertaschen sind in diesen Formaten verfügbar. Dokumente, aber auch kleinere Artikel wie Bücher, CDs, kleine Spielzeuge, kleine Textilien oder Handyzubehör können darin verschickt werden.
Nahezu alle Briefkästen sind für Briefumschläge bis zum Format DIN C4 ausgelegt, mit dem Dokumente im Format DIN A4 ungeknickt verschickt werden können. Einige Briefkästen können auch Briefumschläge im Format DIN B4 aufnehmen. Auch die Öffnung von Briefkästen ist genormt. Die geltende Norm dafür ist DIN EN 13724. Briefumschläge in Übergrößen können in der Regel nicht in Briefkästen gesteckt werden. Sie müssen so wie Pakete oder Päckchen in einer Postfiliale abgegeben werden.
Das Format C4 entspricht dem Folio-Format. C5 ist das Quart-Format, während C6 das Standard-Format für Briefumschläge ist. In einem Briefumschlag im Format C6 kann ein A4-Briefbogen verschickt werden, wenn er zweimal gefaltet wird. Der Briefbogen hat dann das Postkartenformat. Allerdings werden Briefumschläge im Format C6 in der Praxis nicht am häufigsten verwendet. Häufiger nutzen Unternehmen Briefumschläge im Format DIN lang.
Der Buchstabe C und die entsprechende Zahl wurden nach der ISO 216-Norm gewählt, die als internationale Klassifizierung von Briefumschlägen gilt. Die Zahlen sind fortlaufend. Ein Umschlag ist immer halb so groß wie der vorangegangene. Ein Briefumschlag im Format C4 ist halb so groß wie ein Briefumschlag im Format C3.
Die Briefumschläge in den DIN-C-Formaten entsprechen direkt den Maßen von Papierbögen. Ein Umschlag im Format C3 ist für einen Bogen im Format DIN A3 ausgelegt, der nicht geknickt wird. In einem Umschlag im Format DIN C4 kann ein Briefbogen im Format DIN A4 verschickt werden und muss nicht gefalzt werden.
Unterschiede zwischen DIN-C- und DIN-B-Formaten
Neben den Briefumschlägen der Reihe DIN C gibt es auch Briefumschläge der Reihe DIN B. Auch für die DIN B-Formate ist die DIN 476 die Basis. Die DIN A-Formate basieren auf dem Seitenverhältnis der Wurzel von Zwei. Im Gegensatz dazu haben die B-Formate ein konstantes Seitenverhältnis von Eins zu Wurzel aus Zwei. Das Verhältnis von Länge und Breite bleibt immer gleich, unabhängig davon, wie groß das Format ist.
Auch bei den Briefumschlägen im Format DIN C ist das Seitenverhältnis immer konstant. Ähnlich wie bei den B-Formaten ist das Seitenverhältnis Eins zu Wurzel aus Zwei. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten liegt in der Anwendung. Das Format DIN C wird hauptsächlich für Briefumschläge genutzt, während das Format DIN B häufig für Bücher, Karten und Flyer verwendet wird. Auch im Format DIN B sind Briefumschläge erhältlich.
Briefumschläge im Format DIN B sind etwas größer als Briefumschläge im entsprechenden Format DIN C. Ein Briefumschlag im Format DIN B6 kann für einen Briefbogen im Format DIN A4 genutzt werden, wenn er zweimal gefaltet wird und dann das Postkartenformat hat. Der Briefumschlag im Format B6 hat die Abmessungen 125 x 176 Millimeter. Im Gegensatz dazu hat ein Briefumschlag im Format C6, der ebenfalls für einen zweimal gefalteten Briefbogen im Format DIN A4 genutzt werden kann, die Abmessungen von 114 x 162 Millimetern.
Briefumschläge im Format DIN lang
Neben den Briefumschlägen in den DIN C- und DIN B-Formaten werden auch Briefumschläge in den Formaten DIN lang und DIN C6/5 genutzt. Diese Briefumschläge haben eine Sonderstellung. Ein Briefumschlag im Format DIN lang hat die Abmessungen von 110 x 220 Millimetern und kann für bis zu drei Blätter im Format DIN A4 verwendet werden. Der Brief wird zweimal quer gefaltet und hat dann nicht das Postkartenformat. Die manuelle und maschinelle Kuvertierung wird dadurch erleichtert.
Auch das Format DIN C6/5 wird häufig verwendet. Ein Briefumschlag in diesem Format hat die Abmessungen von 114 x 229 Millimetern und eignet sich für bis zu sechs Blättern im Format DIN A4, die zweimal quer gefaltet werden. Während der Briefumschlag im Format DIN lang für Standardbriefe mit einem Gewicht bis zu 20 Gramm geeignet ist, eignet sich der Briefumschlag im Format DIN C6/5 für den Kompaktbrief mit einem Gewicht bis zu 50 Gramm.
Briefumschläge in Sonderformaten
Briefumschläge in Sonderformaten entsprechen keiner Norm. Dabei kann es sich um quadratische Umschläge sowie Umschläge in Übergrößen handeln. Bei der Wahl der Briefumschläge müssen die Bestimmungen der Deutschen Post zur Beförderung von Briefen beachtet werden. Solche Briefumschläge in Sonderformaten können für Grußkarten, Einladungen oder für Werbezwecke genutzt werden.
Am häufigsten verwendete Umschlaggrößen nach ISO 269
In der Praxis werden die folgenden Briefumschlaggrößen nach ISO 269 am häufigsten verwendet:
· DIN lang für Standardbriefe und DIN C6/5 für Standard- und Kompaktbriefe, um Geschäfts- und Amtsbriefe zu versenden
· DIN C6 mit den Abmessungen von 114 x 162 Millimetern für Standard- und Kompaktbriefe, um Privatpost, handgeschriebene Briefe, aber auch Doppelkarten, Grußkarten und Einladungskarten im Format DIN A5 zu verschicken.
· DIN C5 mit den Abmessungen von 162 x 229 Millimetern und DIN B5 mit den Abmessungen von 176 x 250 Millimetern, abhängig vom Gewicht als Standardbrief, Kompaktbrief, Großbrief oder Maxibrief, für einfach gefaltete Dokumente im Format DIN A4, aber auch für große Glückwunschkarten
· DIN C4 mit den Abmessungen von 229 x 324 Millimetern und DIN B4 mit den Abmessungen von 235 x 353 Millimetern, abhängig vom Gewicht als Großbrief oder Maxibrief, für Dokumente, die nicht geknickt werden dürfen, Zeugnisse und Urkunden. Briefumschläge im Format DIN B4 können auch für Mappen mit DIN-A4-Dokumenten verwendet werden.
Unterschied zwischen Briefumschlägen und Versandtaschen
Versandtaschen unterscheiden sich von Briefumschlägen in der Größe und in der Anordnung der Öffnung. Gehen die Maße über den Standardbrief hinaus, handelt es sich um Versandtaschen.
Die Öffnung befindet sich bei Briefumschlägen an der langen Seite. Bei Versandtaschen befindet sich die Öffnung an der kurzen Seite. Versandtaschen mit Querbefüllung bilden eine Ausnahme. Die Öffnung ist bei diesen Versandtaschen quer, also an der langen Seite.
Groß- und Maxibriefkartons als Alternativen zu Briefumschlägen und Versandtaschen
Eine Alternative zu Versandtaschen sind Groß- und Maxibriefkartons. Sie sind in verschiedenen Abmessungen verfügbar, darunter auch in quadratischer Form. Großbriefe dürfen bis zu 2 Zentimeter hoch, Maxibriefe bis zu 5 Zentimeter hoch sein. Groß- und Maxibriefkartons entsprechen den Abmessungen der Deutschen Post für Groß- und Maxibriefe.
Groß- und Maxibriefkartons sind stabil und sind geeignet, wenn das Versandgut einen guten Schutz benötigt. Sie eignen sich für Handyzubehör, Schmuck, kleine Spielzeuge und andere empfindliche Artikel.
Richtige Beschriftung von Briefumschlägen
Bei Briefumschlägen kommt es auf die richtige Beschriftung an. Die Beschriftung hängt von der Größe des Briefumschlags, aber auch davon ab, ob der Brief im Inland oder ins Ausland verschickt wird.
Die Adresse des Absenders wird oben links auf dem Briefumschlag angeordnet. Der Absender ist nicht zwingend erforderlich, aber sinnvoll, falls der Brief nicht an den Empfänger zugestellt werden kann. Er kommt dann zurück an den Absender.
Die Adresse des Empfängers wird unten rechts platziert und sollte aus mindestens drei Zeilen bestehen:
· Name des Empfängers
· Straße und Hausnummer
· Postleitzahl und Ort
· bei Sendungen ins Ausland das Bestimmungsland
Bei der Adresse des Empfängers sollte jeweils nach unten und nach rechts mindestens noch ein Zentimeter, besser zwei Zentimeter, als Rand frei bleiben. Die Post kann dann einwandfrei eingelesen werden.
Bei Briefumschlägen wird unabhängig vom Format nur die Vorderseite beschriftet. Mitunter wird der Absender auf die Rückseite geschrieben. Diese Informationen können jedoch nicht verarbeitet werden.
Wird ein Briefumschlag nicht richtig beschriftet, kann es zu Verspätungen bei der Zustellung oder zu Rücksendungen an den Absender kommen.
Beschriftung von Briefumschlägen in unterschiedlichen Größen
Briefumschläge in den Formaten C5 und B5 werden wie Briefumschläge in den Formaten C6 und B6 beschriftet. Auch Groß- und Maxibriefe mit Briefumschlägen in den Formaten C4 und B4 werden im Querformat beschriftet. Die Beschriftung im Hochformat ist nur dann möglich, wenn diese Briefumschläge über ein Fenster verfügen.
Bei Briefumschlägen im Format C4, die über ein Fenster verfügen, muss die Adresse immer oben links auf dem Briefbogen im Format DIN A4 platziert werden. Die Adresse ist dann durch das Fenster sichtbar. Auch bei Briefumschlägen in den Formaten DIN lang und DIN C6/5 muss die Adresse auf dem DIN-A4-Briefbogen oben links angeordnet werden. Wird der Brief zweimal quer gefaltet, ist die Adresse durch das Fenster sichtbar.