Lexikon

Barfreimachung bezeichnet das Freimachen von Postsendungen durch Barzahlung des Entgelts, ohne dass Briefmarken aufgeklebt werden. Anstelle eines Postwertzeichens trägt die Sendung einen Freimachungsvermerk wie „Entgelt bezahlt“ oder „Gebühr bezahlt“, der die bezahlte Beförderung bestätigt. Genutzt wird das Verfahren vor allem von Geschäftskunden mit höherem Sendungsaufkommen.

Was ist Barfreimachung

Bei der Barfreimachung wird das Porto für eine oder mehrere Sendungen bar oder über ein Abrechnungskonto bezahlt, statt jede Sendung einzeln mit einer Briefmarke zu frankieren. Den Nachweis der Bezahlung liefert ein Freimachungsvermerk auf dem Umschlag. Dieser ersetzt das Postwertzeichen und signalisiert dem Logistiksystem des Versanddienstleisters, dass das Entgelt für die gewählte Sendungsart entrichtet wurde. Der Begriff leitet sich vom Vorgang ab, eine Sendung „bar freizumachen“, also durch unmittelbare Zahlung des Beförderungsentgelts versandfertig zu machen.

Die Barfreimachung gehört zu den klassischen Verfahren der Postautomation. Sie vereinfacht den Versand größerer Mengen, weil das aufwendige Aufkleben einzelner Marken entfällt und die Abrechnung gebündelt erfolgt. Üblich ist das Verfahren bei der Einlieferung am Schalter, in einem Geschäftskundenzentrum oder im Rahmen vertraglich geregelter Versandlösungen.

Wie die Barfreimachung funktioniert

Der Ablauf richtet sich nach dem Versanddienstleister und der Sendungsart, folgt aber einem wiederkehrenden Muster. Die Sendungen werden vorbereitet, am Einlieferungsort übergeben und das Gesamtentgelt wird vor Ort bezahlt oder über ein Konto abgerechnet.

• 1Die Sendungen werden gebündelt vorbereitet, häufig nach Format und Gewicht sortiert.
• 2Eine Aufgabeliste oder Einlieferungsliste hält Sendungsart, Gewicht und Stückzahl fest.
• 3Die Übergabe erfolgt am Schalter einer Filiale oder in einem Geschäftskundenzentrum.
• 4Das Personal prüft Menge und Gewicht und gleicht die Angaben mit der Aufgabeliste ab.
• 5Das Gesamtentgelt wird bar gezahlt oder über ein Abrechnungskonto belastet.

Für die Barfreimachung gelten in der Regel Mindestmengen. Ein verbreiteter Richtwert sind mindestens 20 Briefsendungen derselben Art, die gleichzeitig eingeliefert werden, damit der von der Post vorgegebene Vermerk verwendet werden darf. Die genauen Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Anbieter, Land und Produkt.

Freimachungsvermerk statt Briefmarke

Das zentrale Merkmal der Barfreimachung ist der Freimachungsvermerk, der an die Stelle des Postwertzeichens tritt. Er befindet sich in der Frankierzone oben rechts auf dem Umschlag und enthält typischerweise den Schriftzug „Entgelt bezahlt“ oder „Gebühr bezahlt“, das Logo des Postunternehmens sowie teilweise eine Kundennummer oder den Aufgabeort. Der Vermerk kann auf unterschiedliche Weise auf die Sendung gelangen.

• Stempelaufdruck: Das Postpersonal versieht die Sendungen am Schalter mit einem Stempel, der den Barfreimachungsvermerk trägt.
• Vordruck: Bei größeren Auflagen wird der Vermerk schon beim Druck der Umschläge mit aufgedruckt.
• DV-Freimachung: Bei der datenverarbeitungsgestützten Freimachung wird der Frankiervermerk maschinell zusammen mit der Adresse auf die Sendung gedruckt.

Der Vermerk muss klar lesbar in der dafür vorgesehenen Zone platziert sein, damit die Sortieranlagen die Sendung als bezahlt erkennen. Eine fehlerhafte Platzierung kann zu Verzögerungen oder zu einer Beanstandung der Einlieferung führen.

Typische Anwendungsfälle

Die Barfreimachung eignet sich überall dort, wo viele gleichartige Sendungen anfallen oder das Frankieren mit Marken unpraktisch ist.

• ✓Massensendungen: Großmailings, Rechnungen, Kontoauszüge und Werbesendungen lassen sich gebündelt aufgeben und gemeinsam abrechnen.
• ✓Geschäftspost: Unternehmen und Behörden mit regelmäßigem Versand vermeiden das Vorhalten und Aufkleben einzelner Briefmarken.
• ✓Sendungen ohne passende Marke: Bei ungewöhnlichen Formaten oder Entgelten, für die keine passende Briefmarke vorliegt, schafft die Barzahlung am Schalter eine einfache Lösung.

Für den Versand selbst kommt es darauf an, dass die Sendungen formstabil und korrekt beschriftet sind. Stabile Versandverpackungen halten das gewählte Format ein, und Lieferscheintaschen sorgen dafür, dass Begleitpapiere außen sichtbar und geschützt befestigt sind.

Abgrenzung zu Briefmarke, Freistempler und Online-Frankierung

Die Barfreimachung ist eine von mehreren Möglichkeiten, eine Sendung freizumachen. Sie unterscheidet sich in der Art der Bezahlung und im sichtbaren Nachweis auf der Sendung.

• Briefmarke: Das Postwertzeichen wird vorab gekauft und auf die Sendung geklebt. Es dient als physischer Wertträger, während die Barfreimachung das Entgelt direkt bei der Aufgabe begleicht und nur einen Vermerk hinterlässt.
• Freistempler: Ein Absenderfreistempel, auch AFM genannt, ist eine bei einem Versanddienstleister registrierte Frankiermaschine, die einen Freistempelabdruck mit Datum und Entgelt erzeugt. Das Guthaben wird vorab geladen, während die Barfreimachung das Entgelt am Aufgabeort bezahlt.
• Online-Frankierung: Das Porto wird digital gekauft und als Marke ausgedruckt oder als Code notiert. Die Bezahlung erfolgt online, das Ergebnis ist eine maschinenlesbare Marke statt eines Barfreimachungsvermerks.

Allen Verfahren gemeinsam ist, dass sie das entrichtete Entgelt für die gewählte Sendungsart nachweisen. Die Wahl hängt vom Sendungsaufkommen, der vorhandenen Technik und dem gewünschten Ablauf ab.

Kennzeichnung und Vorgaben

Damit eine bar freigemachte Sendung befördert wird, muss der Freimachungsvermerk den Vorgaben des Versanddienstleisters entsprechen. Geregelt sind in der Regel die Platzierung in der Frankierzone, die zulässige Gestaltung des Vermerks und die Angabe der gewählten Sendungsart, etwa als Standard-, Eco- oder Priority-Produkt. Stabile Kartons und Faltschachteln erleichtern eine saubere Beschriftung, weil die Frankierzone glatt und gut bedruckbar bleibt.

Die Einlieferung wird vom Personal kontrolliert, indem Menge und Gewicht nachgezählt und mit der Aufgabeliste verglichen werden. Stimmen die Angaben nicht, kann eine Nachzahlung fällig werden. Mindestmengen, zulässige Formate und die genaue Form des Vermerks legen die jeweiligen Geschäftsbedingungen fest, weshalb die aktuellen Vorgaben des Anbieters vor der Aufgabe geprüft werden sollten.

Häufige Fragen zur Barfreimachung